浅谈公文格式规范

浅谈 公文 格式 规范

党政 机关 公文 格式 规范化，是 机关 公文 的最基本要求，是保证公

文质量和提高 公文 办理效率的重要手段，也是显示其权威性特征的重

要标志。某些 机关 领导和 公文 办理人员对 公文 格式 的重要性缺乏足够

认识，甚至错误地认为 公文 格式 只不过是形式而已，只要内容正确，

格式 规范不规范无关紧要。这种错误认识导致一些部门对 公文 法规不

组织认真学习，不作广泛深入宣传，不及时转发到各基层并组织实施，

因而在 公文 办理中常常沿用旧的甚至错误的 公文 格式 而不思改正，大

大影响了 公文 格式 标准化的进程，也影响了 公文 办理效率和质量。

一、规范 公文 格式 ，有利于发挥 公文 效用

《党政 机关 公文 处理 工作条例 》（以下简称《条例》）规定，公

文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文 机关 标志、发文字

号、 签发 人、标题、主送 机关 、正文、附件说明、发文 机关 署名、成

文日期、印章、附注、附件、抄送 机关 、印发 机关 和印发日期、页码

等组成。 公文 具有规定的 格式 ，制发 公文 必须统一 格式 ，保证 公文 的

完整性、准确性和程序性，便于 公文 处理，发挥 公文 效用。

1. 关于“ 签发 人”。 公文 签发 是 公文 生效必备的条件， 公文 必

须经过发文 机关 负责人 签发 才能正式生效， 公文 签发 是发文 机关 负责

人履行职责的重要体现。《条例》规定“上行文应当标注 签发 人姓

名”。在 公文 文种中，“请示”“报告”以及按请示性 公文 程序和要

求办理的“意见”，应该按照“上行文 格式 ”来处理，都要求必须出

现“ 签发 人”标识区域，并标注 签发 人姓名。之所以规定“上行文”

必须标注“ 签发 人”姓名，其目的在于表明 公文 的具体负责者，督促

有关领导人认真严肃地履行权利义务，确保 公文 质量；同时让上级机

关的领导人了解下级 机关 谁对上报事项负责，也是我国行政首长负责

制的需要。

2.关于“密级”和印发传达范围。涉密 公文 应当根据涉密程度分

别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。 公文 尤其是涉密 公文

应当根据工作需要确定印发传达范围。确定印发传达范围有两个基本

原则：一是工作需要原则。应当根据工作需要确定，不应简单地把知

悉 公文 内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定 公文 知悉范

围的依据。二是涉密范围最小化原则。应当把国家秘密知悉范围尽量

限定到最小。能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定到

具体人员的，限定到 机关 、单位，由 机关 、单位限定到具体人员。当

然，传达范围的限定只限于上级对下级行文，下级对上级行文不宜规

定传达范围。

3.关于“发文 机关 署名”“印章”“成文日期”。 公文 落款中的

署名、印章、成文日期是 公文 生效标志构成的三要素。印章是体现公

文效力的表现形式，是 公文 生效的标志，是鉴定 公文 真伪最重要的依

据之一。成文日期是 公文 的生效时间，是党政 机关 公文 生效的重要标

志。确定成文时间看起来是个小问题，但实际上它们的作用却很大。

公文 如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。